運用代行に相談したいけれど、売上の資料も商品情報も、きれいにまとまっていない。準備が終わってから連絡しようと思うと、相談そのものが後回しになります。
相談のために、資料を全部作り直す必要はありません。今ある資料と、分からないことを分けて伝えれば、話を始められます。ただし、見積もりや作業開始まで進むなら、そろえておきたい情報があります。
この記事では、メーカーや少人数のEC担当者が外部へ運用を依頼する場面を想定し、相談時の資料と、着手前の確認を整理します。以下は準備の考え方で、当社の成果事例や、すべての委託先に共通する必須条件ではありません。
資料より先に、困っていることを伝える
「売上を上げたい」だけでは、広告の相談なのか、商品ページの改善なのか、担当者の仕事を減らしたいのかが分かりません。詳しい依頼書より、現在止まっている仕事を具体的に書くほうが役立つことがあります。
例えば「楽天で主力商品の売上が落ちている」「商品登録で一週間が終わり、改善まで手が回らない」「広告費は増えたが、利益を確認できていない」。この程度からで構いません。対象の店舗URL、商品、いつから困っているかも添えます。
画像は社内で作れるのか。価格変更を決めるのは誰か。広告の上限予算は決まっているか。まだ決められないことも、そのまま伝えると、業務の整理から支援が必要なのか、実作業から依頼できるのかを話しやすくなります。
依頼範囲に迷う場合は、EC運営をどこまで外注し、何を社内に残すかも参考にしてください。
数字は「同じ条件で比べられるか」を見る
最初から専用のレポートを作らなくても大丈夫です。管理画面から出したCSVや、普段の集計表を使い、何の数字なのかが分かる状態にします。画面の画像しかない場合は、表示期間と絞り込み条件も残します。
売上改善の相談なら、直近数か月の推移に加え、可能なら前年の同時期もあると、季節やセールの影響を考える材料になります。新商品なら発売以降のデータで構いません。特定の月数を必須とするより、比較したい期間と、その間に変えたことをそろえます。
| 困っていること | 最初にあると話しやすい資料 | 一緒に伝えること |
|---|---|---|
| 売上が落ちた | 店舗・商品別の売上、販売数量、アクセス、購入に関する指標 | 欠品、価格変更、セール、販売開始の時期 |
| 広告を見直したい | 広告費、広告経由の売上、表示、クリック、注文などのレポート | 予算上限、優先商品、過去の設定変更 |
| 利益を確認したい | 売上に加え、商品原価、販売・配送・広告等の費用 | 税込・税抜、返品・値引きの扱い、未計上の費用 |
| 作業を任せたい | 商品数、更新件数、今の作業一覧、使用ツール | 発生頻度、締切、確認担当、修正の範囲 |
媒体ごとにアクセスや購入率の定義は異なります。Amazonと楽天の数字を、名前が似ているという理由だけで一つにまとめず、元の項目名・取得先を残します。広告経由の売上も、店舗全体の売上にそのまま足してはいけません。
原価など機密性の高い資料を、初回から全商品分送る必要はありません。支援範囲と共有先を確認してから、必要な商品・項目に絞って渡します。
商品・在庫・素材は、今ある形で集める
商品名や画像が各担当者のPCに散らばっていると、着手後に探す時間が増えます。とはいえ、立派な商品マスターを新しく作るところから始める必要もありません。今使っている表を基に、商品を取り違えない情報から確認します。
商品コード、ASINや商品管理番号、商品ページURL、サイズ・色・入り数の違い、販売価格、在庫と入荷予定。依頼する商品群からで十分です。売上表と在庫表でコードが違うなら、対応関係も伝えます。
画像・動画・説明書・仕様書は保存先をまとめます。どれが最新版か、加工できる元データがあるか、使える媒体に制限があるかも確認してください。他社の画像は参考として分け、自社で使える素材と混ぜないようにします。
登録や画像制作なら、何をもって完成とするかもそろえます。原稿を渡すまでなのか、管理画面への反映までなのか、公開後の表示確認まで含むのか。商品数が同じでも、含む仕事が違えば工数は変わります。
作業前に、権限と承認を決める
資料の共有と、管理画面の操作許可は別です。初回相談で、いきなりアカウントのパスワードを渡す進め方にはしません。実作業が決まってから、各サービスの外部パートナー向けの招待・権限管理に従い、担当業務に必要な範囲を設定します。
例えばShopifyには、外部のShopifyパートナーがアクセスするためのコラボレーターアカウントがあります。許可する役割を管理でき、アクセスの削除も可能です。Amazonでも外部サービスプロバイダーへのアクセス付与は、従業員への権限付与と区別して公式の手順を確認してください。
価格・広告予算・商品表現を誰が承認するか、どの変更まで任せるかも決めます。「見られる」「変更できる」「変更してよい」は、それぞれ別の話です。
受注情報に含まれる氏名・住所・メールアドレスは、売上傾向の確認に必ず必要とは限りません。個別注文への対応など、必要な仕事がある場合を除き、不要な個人情報を含まない資料を選びます。終了時に返却する資料、残す編集データ、権限を解除する担当も着手前に確認します。
そろわない資料は「未取得」として相談する
必要な数字が取れない。原価の管理方法が統一されていない。担当者が変わり、過去の広告変更が分からない。足りない情報を推測で埋めず、どこまで分かっているかを伝えてください。
最初の連絡は、次の4点で始められます。
- 対象：店舗URLと、相談したい商品や仕事
- 困りごと：何が止まっているか、いつからか
- 今ある資料：売上表、広告レポート、商品表などの有無
- 社内の状況：担当者、確認できる人、任せたい範囲
その情報を基に、追加で必要な資料と、最初に手をつける範囲を決めます。準備のために本来の仕事が止まるなら、資料整理自体を依頼範囲に入れる選択もあります。その作業を見積もりに含むかは、先に確認しておきましょう。